Co powinna zawierać trafna zapowiedź telefoniczna?
To pierwszy komunikat z jakim ma styczność Twój stały lub nowy klient, a także inni interesanci. Zatem zapowiedź powinna być jak najbardziej trafna i zrozumiała dla odbiorcy. Dowiedz się z poniższego artykułu w jaki sposób skonstruować prawidłowy komunikat, który rozwieje wątpliwości rozmówcy, a także poinformuje go o wszystkich niezbędnych kwestiach.
Powitanie
Pierwszą i oczywistą rzeczą jest grzeczne i oficjalne przywitanie rozmówcy, które ma na celu wprowadzenie dobrej i przyjaznej atmosfery pomiędzy Wami. Co więcej to także odpowiedni moment przy oprócz przywitania, przywołać nazwę marki bądź firmy do jakiej się dodzwonił. Nie chodzi o niepoważne traktowanie klienta, ale utrwalanie Twojego wizerunku w jego świadomości, gdzie im częściej usłyszy on nazwę Twojej firmy, tym lepiej ją zapamięta i skojarzy.
Zgoda na nagrywanie
Zaraz po przywitaniu konieczne jest poinformowanie interesanta, że cała rozmowa będzie od teraz nagrywana, o ile wyraża na to zgodę. W przeciwnym razie powinien być poproszony o rozłączenie się, co powiązane jest oczywiście z ostatnimi zmianami i regulacjami prawnymi zwanymi popularnie RODO. Zabrania się teraz przetwarzać jakkolwiek dane osobowe użytkowników bez ich wiedzy oraz zgody, gdyż jest to nielegalne.
Opisanie menu
Następnie należy dokładnie poinstruować użytkownika jak powinien postępować, by uzyskać odpowiedź na zadane przez niego pytanie. Należy w tym celu stworzyć tak zwane drzewo z opcjami, do których może prawdopodobnie odnieść się rozmówca. Jego opracowanie powinno opierać się na najczęściej zadawanych pytaniach lub możliwościach oferowanych przez firmę. Podział na konkretne zadania, kwestie do poruszenia czy pytania muszą jednocześnie odpowiadać konkretnym cyfrom na klawiaturze telefonu, by użytkowników mógł swobodnie je kliknąć i przełączyć się automatycznie do innego działu centrali odpowiedzialnego za poszczególne zadania. Wszystkie takie i podobne komunikaty możesz zamówić w postaci nagrań lektorskich, które mogą przybierać głos damski lub męski w zależności od Twoich kryteriów.
Po godzinach pracy
Niekiedy interesanci dzwonią w czasie, gdy Twoja centrala już nie pracuje, a wówczas nie wypada nagle rozłączać klientów i odsyłać ich z niczym. Należy w takiej sytuacji również zadbać o swój wizerunek i zadbać o swojego użytkownika, by nie poczuł się urażony, a zaopiekowany. Polecamy nagrać krótki komunikat o stałych godzinach pracy, a także zaproponować inne formy kontaktu, jak na przykład wiadomość mailowa lub poprzez stronę internetową, gdzie zapewnisz jednocześnie, że odezwiecie się jak najszybciej w godzinach pracy. To w zasadzie wszystko, co powinieneś wiedzieć o krótkiej i zwięzłej zapowiedzi telefonicznej, której opracowanie jest czasami kluczem do sukcesu.
Komentarze