RODO a nagrywanie rozmów telefonicznych

Czy to na pewno legalne? W jaki sposób można teraz rejestrować rozmowy telefoniczne pomiędzy centralą komunikacyjną firmy, a klientami? Czy zmiany dotyczą wszystkich podmiotów gospodarczych? Na wszystkie te pytania znajdziesz odpowiedź w poniższym artykule, który dotyczy regulacji prawnych związanych z ostatnimi modyfikacjami wprowadzonymi przez Unię Europejską. Sprawdź, czy postępujesz zgodnie z prawem, nagrywając rozmowy telefoniczne ze swoimi klientami i kontrahentami.

RODO w skrócie

Warto na samym początku powrócić do tematu ochrony danych osobowych, co zostało niedawno wdrożone również w Polsce. Mowa oczywiście o Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego o Ochronie Danych Osobowych, która w naszym kraju weszła w życie z dniem 28 maja 2018 roku. Polega ona przede wszystkim na zabezpieczeniu wszystkich informacji o obywatelach, których dane osobowe będą mogły w razie potrzeby skuteczniej przepływać pomiędzy krajami członkowskimi UE, aczkolwiek RODO ma za zadanie głównie chronić wszelkie dane o Was, by bez Waszej zgody nie mogły trafić w niepowołane ręce. W takim wypadku nagrywanie rozmów telefonicznych w centralach różnego rodzaju firm stało się poniekąd zagrożone, ponieważ czerpane z nich były informacje na temat użytkowników. Jak teraz funkcjonuje prowadzenie rozmów telefonicznych z klientami, kontrahentami i innymi interesantami?

Zasady legalnych rozmów telefonicznych

Jeśli prowadzisz własną działalność i Twoi klienci mają możliwość skontaktowania się z Tobą telefonicznie, musisz zadbać o parę warunków, które muszą być zapewnione podczas rozmowy, aby mogła być legalnie i bezpiecznie nagrywana.

Po pierwsze i najważniejsze trzeba zapytać interesanta o zgodę na nagrywanie rozmowy telefonicznej, o której naturalnie musi być poinformowany. Jest to niezbędny obowiązek, którego należy dokonać chociażby poprzez przygotowanie krótkich komunikatów telefonicznych zanim użytkownik połączy się z centralą. W takim przypadku możesz skorzystać z nagrań lektorskich na zamówienie, które są w stanie przygotować i nagrać dla Ciebie podobną formułkę odtwarzaną za każdym razem, gdy ktokolwiek będzie chciał się z Tobą połączyć. W ich treści musi być wyraźne zaznaczona potrzeba nagrywania rozmowy, a także możliwość ewentualnego nie wyrażenia zgody. Co więcej, użytkownik ma prawo w każdym momencie odmówić nagrywania, przez co wszystkie poprzednie rozmowy muszą zostać trwale usunięte z systemu.

Kolejno osoba dzwoniąca powinna zostać zapewniona, że przetwarzane przez firmę dane osobowe nie zostaną wykorzystane w żadnym innym celu niż wcześniej wymieniony. Wszystko musi być dokładnie uzasadnione, a także zagwarantowane, że nikt obcy nie będzie miał dostępu ani do rozmów ani danych rozmówcy. Oto najważniejsze kwestie powiązane z RODO i nagrywaniem rozmów telefonicznych, o których musisz pamiętać i czym prędzej wdrożyć je w swojej firmie.